Resolução BCB N° 260

RESOLUÇÃO BCB Nº 260, DE 22 DE NOVEMBRO DE 2022
Dispõe sobre
os sistemas de controles internos das administradoras de consórcio e das
instituições de pagamento autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil.
A Diretoria Colegiada do Banco Central do Brasil, em sessão realizada em 22
de novembro de 2022, com base nos arts. 6º e 7º, inciso III, da Lei nº 11.795,
de 8 de outubro de 2008, 9º, incisos II e IX, alínea "b", e 15 da Lei
nº 12.865, de 9 de outubro de 2013,
R E S O L V E
:
CAPÍTULO I
DO
OBJETO E DO ÂMBITO DE APLICAÇÃO
Art. 1º  Esta Resolução dispõe sobre os sistemas de
controles internos das administradoras
de consórcio e das instituições de pagamento autorizadas a funcionar pelo Banco
Central do Brasil.
CAPÍTULO II
DOS
SISTEMAS DE CONTROLES INTERNOS
Seção I
Da
Obrigatoriedade e dos Objetivos
Art. 2º  As administradoras de consórcio e as
instituições de pagamento autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil
devem implementar e manter sistemas de controles internos compatíveis com a sua
natureza, o seu porte, a sua complexidade, a sua estrutura, o seu perfil de
risco e o seu modelo de negócio.
Art. 3º  Os sistemas de controles internos devem ter
como finalidade o atingimento dos objetivos de:
I -
desempenho: relacionado à eficiência e à efetividade no uso dos recursos nas
atividades desenvolvidas;
II -
informação: relacionado à divulgação voluntária ou obrigatória, interna ou
externa, de informações financeiras, operacionais e gerenciais, que sejam úteis
para o processo de tomada de decisão; e
III -
conformidade: relacionado ao cumprimento de disposições legais, regulamentares
e previstas em políticas e códigos internos.
Seção II
Das
Características Essenciais
Art. 4º  Os sistemas de controles internos devem:
I - ser
contínuos e efetivos, abrangendo as atividades de controle para todos os níveis
de negócios e para todos os riscos aos quais a administradora de consórcio ou a
instituição de pagamento está exposta;
II - integrar
as atividades rotineiras das áreas relevantes da administradora de consórcio ou
da instituição de pagamento; e
III - ser
revisados e atualizados periodicamente.
Art. 5º  Os sistemas de controles internos devem prever:
I - quanto
aos aspectos relacionados à cultura de controle:
a) definição
das responsabilidades dos funcionários nos sistemas de controles internos e dos
respectivos meios para o seu eficaz cumprimento;
b)
obrigatoriedade de comunicação tempestiva ao adequado nível gerencial, por
parte dos funcionários, de:
1. problemas
nas operações;
2. situações
de não conformidade com os padrões de conduta definidos pela administradora de
consórcio ou pela instituição de pagamento; e
3. violações
das políticas da administradora de consórcio ou da instituição de pagamento ou
de disposições legais e regulamentares;
c) proibições
de estabelecimento de metas de desempenho que incentivem a tomada de riscos em
desacordo com os níveis determinados pela alta administração;
d)
formalização do compromisso com a ética e com a integridade, incluindo o
cumprimento do código de ética ou de documento equivalente; e
e) divulgação
do código de ética ou documento equivalente;
II - quanto
aos aspectos relacionados à identificação e à avaliação de riscos:
a) meios para
identificar e avaliar continuamente os fatores internos e externos que possam
afetar adversamente a realização dos objetivos da administradora de consórcio ou
da instituição de pagamento e, quando aplicável, do grupo econômico que integre;
b) revisão e
atualização periódica dos sistemas de controles internos, com a inclusão de
medidas relacionadas a riscos novos ou não abordados anteriormente;
c) medidas
para mitigação dos riscos não tolerados e não controlados; e
d) análise do
potencial de ocorrência de fraudes nas atividades desenvolvidas em todos os
níveis de negócios;
III - quanto
aos aspectos relacionados às atividades de controle e segregação de funções:
a) políticas
e procedimentos de controle, bem como a verificação do seu cumprimento;
b) revisão e
acompanhamento de atividades relevantes pelos adequados níveis gerenciais;
c) controles
de atividades apropriados para os diferentes departamentos ou áreas de
negócios;
d) controles
físicos de ativos de valor, como acesso restrito, dupla custódia e inventários
periódicos;
e) verificação do cumprimento dos
limites de exposição e acompanhamento das situações de não conformidade;             
f) sistema de
aprovações e autorizações de transações sensíveis e de verificação e
reconciliação;
g) segregação
apropriada das funções atribuídas aos integrantes da administradora de
consórcio ou da instituição de pagamento, de forma a evitar situações de
conflito de interesses;
h)
identificação e monitoramento independentes de áreas que possuam potencial
conflito de interesses, com revisão periódica das responsabilidades e das
funções que possam gerar conflitos dessa natureza;
i) controles
que visem a evitar o envolvimento da administradora de consórcio ou da
instituição de pagamento em atividades indevidas ou ilícitas, em especial as
relacionadas aos riscos sociais, ambientais e climáticos;
j)
procedimentos e controles previstos na legislação e regulamentação vigentes,
visando à prevenção da utilização do sistema financeiro para a prática dos
crimes de "lavagem" ou ocultação de bens, direitos e valores, e de
financiamento do terrorismo; e
k) controles
para prevenção, detecção, investigação e correção de fraudes;
IV - quanto
aos aspectos relacionados à informação e à comunicação:
a) canais de
comunicação efetivos que assegurem aos funcionários, segundo o correspondente
nível de atuação, o acesso a informações compreensíveis, confiáveis,
tempestivas e relevantes para realização de suas tarefas e cumprimento de suas
responsabilidades;
b) fluxos de
informações adequados para que os objetivos, estratégias, expectativas,
políticas e procedimentos estabelecidos pelos superiores cheguem aos
funcionários e as informações relevantes sejam compartilhadas entre os
componentes organizacionais;
c)
metodologias para o registro e a manutenção de informações internas à
administradora de consórcio ou à instituição de pagamento, como dados financeiros,
operacionais e de conformidade;
d) diretrizes
para a utilização de fontes externas de informações e para a divulgação ao
público externo sobre eventos e condições de mercado relevantes para a tomada
de decisão;
e) sistemas
de informação confiáveis e as respectivas medidas de segurança e monitoramento
independente para sua manutenção;
f) requisitos
relacionados ao adequado processamento de informações em formato eletrônico e
previsão de trilha de auditoria adequada;
g) testes
periódicos de segurança para os sistemas de informações e de tecnologia; e
h) planos de
retomada e contingência de negócios para situações de interrupção da prestação
de serviços da administradora de consórcio ou da instituição de pagamento em
decorrência de eventos fora do seu controle, com previsão de utilização de
instalações físicas remotas, inclusive de serviços prestados por terceiros; e
V - quanto
aos aspectos relacionados ao monitoramento:
a)
monitoramento contínuo da eficácia dos sistemas de controles internos e dos principais
riscos associados às atividades da administradora de consórcio ou da
instituição de pagamento;
b) avaliações
periódicas, inclusive por parte da auditoria interna, acerca da eficácia dos
sistemas de controles internos e dos principais riscos associados às atividades
da administradora de consórcio ou da instituição de pagamento;
c)
acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, para avaliar, no
mínimo, se:
1. os
objetivos da administradora de consórcio ou da instituição de pagamento estão
sendo alcançados;
2. os limites
estabelecidos e a legislação e regulação vigentes aplicáveis estão sendo
cumpridos; e
3. eventuais
desvios identificados estão sendo prontamente corrigidos;
d)
atualização de premissas, das metodologias e dos modelos de gestão de riscos; e
e)
metodologia e canais de relato sobre deficiências nos controles internos aos
responsáveis, à diretoria e ao conselho de administração, quando existente, no
caso de falhas materiais.
Seção III
Dos
Relatórios Periódicos
Art. 6º  O acompanhamento sistemático das atividades
relacionadas com os sistemas de controles internos deve ser objeto de relatório
anual, contendo:
I - a
avaliação sobre a adequação e a efetividade dos sistemas de controles internos;
II - as
recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento de
cronograma de saneamento, quando for o caso; e
III - a
manifestação dos responsáveis pelas correspondentes áreas a respeito das
deficiências encontradas em verificações anteriores e das medidas efetivamente
adotadas para saná-las.
Parágrafo
único.  O relatório de que trata o caput
deve:
I - ser
submetido ao conselho de administração ou, se inexistente, à diretoria, bem
como às auditorias interna e externa da administradora de consórcio ou da instituição
de pagamento; e
II -
permanecer à disposição do Banco Central do Brasil pelo prazo de cinco anos.      
CAPÍTULO III
DA
RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO
Art. 7º  O conselho de administração e a diretoria devem
se envolver ativamente na definição dos sistemas de controles internos,
mediante:
I - a promoção de elevados padrões éticos e de integridade;
II - o estabelecimento de cultura organizacional com ênfase na
relevância dos sistemas de controles internos e no engajamento de cada
funcionário no processo de controle interno;
III - a manutenção de estrutura organizacional adequada para
garantir a qualidade e a efetividade dos sistemas e processos de controles
internos; e
IV - a garantia de recursos adequados e suficientes para o
exercício das atividades relacionadas aos sistemas de controles internos, de
forma independente, objetiva e efetiva.
Art. 8º  O conselho de
administração é responsável por garantir que:
I - a diretoria da administradora de consórcio ou da instituição
de pagamento tome as medidas necessárias para identificar, medir, monitorar e
controlar os riscos de acordo com os níveis de riscos definidos;
II - as falhas identificadas sejam tempestivamente corrigidas;
III - a diretoria da administradora de consórcio ou da instituição
de pagamento monitore a adequação e a eficácia dos sistemas de controles
internos; e
IV - os sistemas de controles internos sejam implementados e
mantidos de acordo com o disposto nesta Resolução.
Parágrafo único.  Para as
instituições que não possuam conselho de administração, as responsabilidades
previstas no caput devem ser imputadas à diretoria da administradora de
consórcio ou da instituição de pagamento.
Art. 9º  A diretoria da
administradora de consórcio ou da instituição de pagamento é responsável por:
I - implementar as diretrizes relativas aos sistemas de controles
internos aprovadas pelo conselho de administração;      e
II - monitorar a adequação e eficácia dos sistemas de controle
interno.
Art. 10.  As administradoras de
consórcio e as instituições de pagamento autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil devem designar perante o Banco Central do Brasil diretor
responsável pelo cumprimento do previsto nesta Resolução.
Parágrafo único.  O diretor mencionado no caput pode
desempenhar outras funções na administradora de consórcio ou na instituição de
pagamento, desde que não haja conflito de interesses.
CAPÍTULO
IV
DISPOSIÇÕES
GERAIS
Art. 11.  O Banco Central do Brasil poderá:
I - determinar a adoção de
controles adicionais nos casos em que constatada inadequação nos controles
implementados pelas administradoras de consórcio e pelas instituições de
pagamento; e
II - imputar limites operacionais
mais restritivos às administradoras de consórcio e instituições de pagamento
que deixem de observar determinação nos termos do inciso I no prazo para tanto
estabelecido.
Art. 12.  Ficam revogados:
I - a Circular nº 3.078, de 10 de
janeiro de 2002;
II - a Circular nº 3.856, de 10 de
novembro de 2017; e
III - o inciso III do art. 25 da
Resolução BCB nº 80, de 25 de março de 2021.
Art. 13.  Esta Resolução entra em vigor em:
I - 1º de janeiro de 2024, em
relação ao art. 10; e
II - 1º de janeiro de 2023, em
relação aos demais artigos.
Otávio
Ribeiro Damaso

Diretor de Regulação